Foto Bersama Mahasiswa KKN Undip dengan Guru dan Staff SMPN 02 Paninggaran | Sumber: Dokumentasi Pribadi

Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Tim 1 Universitas Diponegoro, Fachri Triartanto dan Faisal Nurfauzan, inventarisasi dan bukukan berkas Desa Tenogo dan Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Paninggaran agar tak ruwet. Mereka buat buku induk berkas menggunakan Microsoft Excel dan sosialisasikan modul pedoman pengodean aset. 

Selain agar tertib administrasi, inventarisasi dan pembukuan dapat menghemat keuangan. Hal tersebut juga dapat memudahkan perawatan dan pengawasan barang. "Bakal lebih mudah cari informasi tertentu juga," jelas Fachri pada Rabu, 15 Februari 2023. 

Selain itu, inventarisasi dan pembukuan juga berfungsi untuk optimalkan usia pakai barang. Ia juga bisa menjamin kesiapan operasional dan ketersediaan barang. "Kalau usia dan kondisi barang jelas, keselamatan pengguna juga bisa terjamin," ujar Faisal menimpali. 

Proses Pelaksanaan Inventarisasi Bersama Perangkat Desa Tenogo di Balai Desa | Sumber: Dokumentasi Pribadi

Hal yang dibutuhkan dalam menginventarisasi adalah buku induk, buku catatan, buku golongan, laporan triwulan mutasi barang, daftar isian, dan daftar rekapitulasi. Instansi juga mesti menunjuk penanggung jawab barang dan membuat aturan penggunaan barang. 

"Agar tidak saling menyalahkan, dan sanksi yang dikenakan kepada pelanggar jelas," ucap Fachri. 

Mereka menambahkan, pemeliharaan barang mesti dibagi berdasarkan dua hal, sifatnya dan waktu perbaikannya. Untuk sifat, misalnya pemeliharaan yang bersifat pengecekan, pencegahan, perbaikan ringan, dan perbaikan berat. 

"Kalau waktu, misalnya pemeliharaan sehari-hari atau pemeliharaan rutin berkala," tambahnya.

Mereka berharap, setelah ini dapat tercipta ketertiban dalam administrasi dan inventarisasi barang.